In moderne audits is het verschil tussen de conclusies uit een audit en een advies voor de geauditeerde niet altijd even helder. Hier wordt die grens verkend en zowel scherper getrokken als gerelativeerd. Een serieuze blog dus, taai zelfs, maar een van de meer fascinerende verschillen in de wereld van de meedenkers.

‘Hier is mijn visitekaartje’

Het was helemaal aan het einde van de auditorsopleiding. Een bijna verdwaalde opmerking; ‘Een auditor is geen adviseur’. Ik wist niet helemaal wat werd bedoeld, maar omdat niemand anders vragen stelde, deed ik het ook maar niet. Toen ik kort daarna mijn eerste audit deed, kreeg ik deze uitleg van een collega-auditor: “Het is not done om aan het einde van de audit je visitekaartje aan de organisatie te geven om ze te helpen bij het uitvoeren van de aanbevelingen.” Het was niet in mijn hoofd opgekomen om het zo uit te leggen. Ik was een beetje naïef.

Misschien ben ik nog steeds wel een beetje naïef, maar niet meer op dit punt. Het kan niet. Punt. Ook niet als beide partijen er nadrukkelijk zelf voor kiezen. Tegelijk is dat nog het eenvoudigste punt aan hele onderscheid tussen audit en advies.

Risico’s ervoor of erna

Het onderscheid tussen beide doet er meer toe naar mate de overgang wordt gemaakt van de ene naar de andere vorm van kwaliteitszorg (Vinkenburg, Noordhoek).

In de ‘harde’ empirische school – denk aan audits in het kader van de meeste ISO-normen, maar ook aan overheidsinspecties – is het probleem relatief overzichtelijk. Het proces van de audit beperkt zich tot een constatering of er wel of niet wordt voldaan aan een norm. Op basis daarvan kan een oordeel worden uitgesproken. Als er al aanbevelingen of adviesachtige uitspraken worden gedaan, is dat lineair – herstel de non-conformiteiten – of buiten het proces van de audit zelf. Het grootste adviesrisico bevindt zich daarvoor (afspraken over de ‘scope’ van de audit met commerciële certificerende instellingen) of daarna (‘Kunnen wij u helpen bij de voorbereiding op de volgende audit?’). Er zijn wel degelijk risico’s in de sfeer van de ethiek, zoals de politiek niet nalaat te benaderukken, maar ze zijn herkenbaar.

Paden vol grijze gebieden

Ingewikkelder wordt het in de sfeer van de ‘ontwikkelgerichte’ normatieve school. Denk daarbij aan INK-audits, e.d. Voor een effectieve audit is het voor de audits binnen deze school belangrijk dat niet alleen een voldaan / niet-voldaan oordeel wordt gegeven, maar dat inhoudelijke uitspraken worden gedaan over de audittee (de geauditeerde eenheid) en dat wordt aangegeven welke ontwikkeling de meeste kans biedt. Een model als het INK kent niet eens de status van voldoen of niet; daar wordt gebruik gemaakt van fasen langs een ‘ontwikkelpad’.

Op het moment dat in een dergelijke audit verder wordt gegaan dan puur constaterende uitspraken, wordt al de wereld van het advies betreden. Zeker als dan ook nog eens gepoogd wordt om ‘integraal’ naar een organisatie te kijken, openen zich vele grijze gebieden.

Van controle naar coaching

Ronduit lastig wordt het als we terechtkomen bij scholen die niet cijfers en feiten, maar ‘inspiratie’ (Hardjono e.d.) of ‘motieven’ (Noordhoek) als basis nemen. Dan betreden we het terrein van de psychologie en die laat zich maar lastig begrenzen. Toch is ook daar het onderscheid tussen audit en advies zinvol.

Veruit de meeste auditsystemen worden tot de eerste of tweede school gerekend, maar ongemerkt krijgen ze meer trekken van de derde en vierde school. Daarmee schuift het doel van veel audits ook op. De weerzin en weerstand tegen ‘controlerende en bureaucratische’ audits vertaalt zich dan richting audits die meer ‘coachend’ en ‘ondersteunend’ zijn bedoeld.

Dat geldt zeker voor de (interne) auditsystemen die gebaseerd zijn op ‘peer review’ en andere manieren van intercollegiale toetsing’. De auditor gaat dan eerder als een partner dan als een controleur te werk. Hardere oordelen worden dan vooral bij het interne tuchtrecht of de externe toezichthouder gelaten.

Het zijn interessante en begrijpelijke, maar geen onschuldige verschuivingen. Elke stap weg van de klassieke, goed meetbare audits maakt het onderscheid tussen audit en advies ingewikkelder.

Misbruik van positie

De meeste professionals die een opleiding tot auditor volgen zullen zich niet bewust zijn van deze verschillen in kwaliteitsscholen. Ze horen richting het einde van de opleiding ‘dat je niet op de stoel van de ondernemer mag gaan zitten’ en dat je ‘auditor en geen adviseur’ bent, en dat is het. Toch is het zinvol om langer bij het onderscheid stil te staan.

De nachtmerrie van elke beheerder van een auditstelsel is niet primair van ethische aard – er zijn overal rotte appels, ook onder auditoren – maar van een verborgen of onbewust misbruik van positie door de auditor. In die geval laat de auditor zich verleiden tot constateringen en aanbevelingen die buiten hetgeen liggen van wat getoetst hoort te worden volgens de meegegeven kaders of liggen buiten hetgeen de onderzochte auditunit (de organisatie, de ondernemer, de ‘peer’: de audittee) zelf heeft aangegeven als diens kader. De auditor of het auditteam gaat er met zijn of haar opdracht vandoor en beveelt zaken aan die vooral de voorkeuren weerspiegelen van degene(n) die de aanbevelingen doen. Het effect daarvan is helaas vaak pas merkbaar als een paar jaar later een auditor opnieuw bij de audittee langs komt deze een uit het lood getrokken organisatie aantreft en de audittee zegt: “.Ja maar, de vorige auditor zei dat we dit moesten doen.”

Concreet onderscheid

Er zijn een paar min of meer voor de hand liggende zaken die gewoonlijk het onderscheid aangeven tussen auditeren en adviseren. Zo concreet mogelijk:

• Een audit is van een herkenbare (korte) duur, een advies kan over tijdsgrenzen heengaan
• De (eventuele) honorering voor een audit loopt indirect, via een erkende instelling, advies direct voor een opdrachtgever
• Het auditoordeel gebeurt namens een instelling, een advies doorgaans niet
• Een audit is een opname van een bepaald moment, met beperkte geldigheidsduur. Voor advisering hoeft niet te gelden
• Een audit ontleent kracht aan de constatering over wat is aangetroffen, een advies aan de logica van het advies zelf: evidence versus evidentie

Wiens kennis en kader?

Concreet? Mmm. Dat laatste punt is alweer wat lastiger. Ook aan een advies kan gedegen onderzoek ten grondslag liggen. Het adviesvak was al met meetproblemen bezig toen het vak van auditor bij wijze van sprake nog moest worden uitgevonden. Ook het oordeel van een adviseur over een organisatie hoeft niet af te wijken van wat een auditor zegt over een audittee. Waar het vooral mis kan gaan is in de aanbevelingen en dan weer vooral in het kader zoals dat wordt gebruikt. Hieronder is dat in een schema uitgedrukt. Daarbij moet de lezer zich realiseren dat in de onderzoeksfase van elke audit veel niet meetbaar of überhaupt ‘kenbaar’ is. Alleen al het tijdgebrek maakt het onvermijdelijk dat er veel meer niet wordt onderzocht dan wel onderzocht. Er moet als het ware om het niet-kenbare heen worden gewerkt. Dan is het belangrijk om zoveel als mogelijk de koers ‘bovenlangs’ te nemen en eerder richting coaching dan richting ‘advies’ te gaan. Het grote verschil: audits nemen de kennis en kaders van de audittee als uitgangspunt, auditors die als adviseur werken gebruiken vooral de eigen kennis en het eigen conceptuele kader. Hard gezegd: een auditor laat de audittee zichzelf ophangen, een adviseur helpt met het leveren van het touw. Dat laatste gaat te ver.

kennis en kaders

Luisteren

Naarmate audits meer doelstellingen meekrijgen die ‘ontwikkelgericht’ of ‘coachend’ zijn, zal het alleen maar belangrijker worden om degenen de audit ondergaat, de audittee, zelf aan het woord te laten over de eigen wensen en ambities. Meer dan ooit moet de ware betekenis van het woord auditeren worden doorvoeld: ‘luisteren’. Dat moet uiteindelijk ook leidend zijn voor wat wordt uitgesproken door de auditor.

Peter Noordhoek