Maandelijks archief: augustus 2016

Het verschil tussen audit en advies

/var/www/clients/client0/web53/web/wp content/uploads/img 3236

In moderne audits is het verschil tussen de conclusies uit een audit en een advies voor de geauditeerde niet altijd even helder. Hier wordt die grens verkend en zowel scherper getrokken als gerelativeerd. Een serieuze blog dus, taai zelfs, maar een van de meer fascinerende verschillen in de wereld van de meedenkers.

‘Hier is mijn visitekaartje’

Het was helemaal aan het einde van de auditorsopleiding. Een bijna verdwaalde opmerking; ‘Een auditor is geen adviseur’. Ik wist niet helemaal wat werd bedoeld, maar omdat niemand anders vragen stelde, deed ik het ook maar niet. Toen ik kort daarna mijn eerste audit deed, kreeg ik deze uitleg van een collega-auditor: “Het is not done om aan het einde van de audit je visitekaartje aan de organisatie te geven om ze te helpen bij het uitvoeren van de aanbevelingen.” Het was niet in mijn hoofd opgekomen om het zo uit te leggen. Ik was een beetje naïef.

Misschien ben ik nog steeds wel een beetje naïef, maar niet meer op dit punt. Het kan niet. Punt. Ook niet als beide partijen er nadrukkelijk zelf voor kiezen. Tegelijk is dat nog het eenvoudigste punt aan hele onderscheid tussen audit en advies.

Risico’s ervoor of erna

Het onderscheid tussen beide doet er meer toe naar mate de overgang wordt gemaakt van de ene naar de andere vorm van kwaliteitszorg (Vinkenburg, Noordhoek).

In de ‘harde’ empirische school – denk aan audits in het kader van de meeste ISO-normen, maar ook aan overheidsinspecties – is het probleem relatief overzichtelijk. Het proces van de audit beperkt zich tot een constatering of er wel of niet wordt voldaan aan een norm. Op basis daarvan kan een oordeel worden uitgesproken. Als er al aanbevelingen of adviesachtige uitspraken worden gedaan, is dat lineair – herstel de non-conformiteiten – of buiten het proces van de audit zelf. Het grootste adviesrisico bevindt zich daarvoor (afspraken over de ‘scope’ van de audit met commerciële certificerende instellingen) of daarna (‘Kunnen wij u helpen bij de voorbereiding op de volgende audit?’). Er zijn wel degelijk risico’s in de sfeer van de ethiek, zoals de politiek niet nalaat te benaderukken, maar ze zijn herkenbaar.

Paden vol grijze gebieden

Ingewikkelder wordt het in de sfeer van de ‘ontwikkelgerichte’ normatieve school. Denk daarbij aan INK-audits, e.d. Voor een effectieve audit is het voor de audits binnen deze school belangrijk dat niet alleen een voldaan / niet-voldaan oordeel wordt gegeven, maar dat inhoudelijke uitspraken worden gedaan over de audittee (de geauditeerde eenheid) en dat wordt aangegeven welke ontwikkeling de meeste kans biedt. Een model als het INK kent niet eens de status van voldoen of niet; daar wordt gebruik gemaakt van fasen langs een ‘ontwikkelpad’.

Op het moment dat in een dergelijke audit verder wordt gegaan dan puur constaterende uitspraken, wordt al de wereld van het advies betreden. Zeker als dan ook nog eens gepoogd wordt om ‘integraal’ naar een organisatie te kijken, openen zich vele grijze gebieden.

Van controle naar coaching

Ronduit lastig wordt het als we terechtkomen bij scholen die niet cijfers en feiten, maar ‘inspiratie’ (Hardjono e.d.) of ‘motieven’ (Noordhoek) als basis nemen. Dan betreden we het terrein van de psychologie en die laat zich maar lastig begrenzen. Toch is ook daar het onderscheid tussen audit en advies zinvol.

Veruit de meeste auditsystemen worden tot de eerste of tweede school gerekend, maar ongemerkt krijgen ze meer trekken van de derde en vierde school. Daarmee schuift het doel van veel audits ook op. De weerzin en weerstand tegen ‘controlerende en bureaucratische’ audits vertaalt zich dan richting audits die meer ‘coachend’ en ‘ondersteunend’ zijn bedoeld.

Dat geldt zeker voor de (interne) auditsystemen die gebaseerd zijn op ‘peer review’ en andere manieren van intercollegiale toetsing’. De auditor gaat dan eerder als een partner dan als een controleur te werk. Hardere oordelen worden dan vooral bij het interne tuchtrecht of de externe toezichthouder gelaten.

Het zijn interessante en begrijpelijke, maar geen onschuldige verschuivingen. Elke stap weg van de klassieke, goed meetbare audits maakt het onderscheid tussen audit en advies ingewikkelder.

Misbruik van positie

De meeste professionals die een opleiding tot auditor volgen zullen zich niet bewust zijn van deze verschillen in kwaliteitsscholen. Ze horen richting het einde van de opleiding ‘dat je niet op de stoel van de ondernemer mag gaan zitten’ en dat je ‘auditor en geen adviseur’ bent, en dat is het. Toch is het zinvol om langer bij het onderscheid stil te staan.

De nachtmerrie van elke beheerder van een auditstelsel is niet primair van ethische aard – er zijn overal rotte appels, ook onder auditoren – maar van een verborgen of onbewust misbruik van positie door de auditor. In die geval laat de auditor zich verleiden tot constateringen en aanbevelingen die buiten hetgeen liggen van wat getoetst hoort te worden volgens de meegegeven kaders of liggen buiten hetgeen de onderzochte auditunit (de organisatie, de ondernemer, de ‘peer’: de audittee) zelf heeft aangegeven als diens kader. De auditor of het auditteam gaat er met zijn of haar opdracht vandoor en beveelt zaken aan die vooral de voorkeuren weerspiegelen van degene(n) die de aanbevelingen doen. Het effect daarvan is helaas vaak pas merkbaar als een paar jaar later een auditor opnieuw bij de audittee langs komt deze een uit het lood getrokken organisatie aantreft en de audittee zegt: “.Ja maar, de vorige auditor zei dat we dit moesten doen.”

Concreet onderscheid

Er zijn een paar min of meer voor de hand liggende zaken die gewoonlijk het onderscheid aangeven tussen auditeren en adviseren. Zo concreet mogelijk:

  • Een audit is van een herkenbare (korte) duur, een advies kan over tijdsgrenzen heengaan
  • De (eventuele) honorering voor een audit loopt indirect, via een erkende instelling, advies direct voor een opdrachtgever
  • Het auditoordeel gebeurt namens een instelling, een advies doorgaans niet
  • Een audit is een opname van een bepaald moment, met beperkte geldigheidsduur. Voor advisering hoeft niet te gelden
  • Een audit ontleent kracht aan de constatering over wat is aangetroffen, een advies aan de logica van het advies zelf: evidence versus evidentie

Wiens kennis en kader?

Concreet? Mmm. Dat laatste punt is alweer wat lastiger. Ook aan een advies kan gedegen onderzoek ten grondslag liggen. Het adviesvak was al met meetproblemen bezig toen het vak van auditor bij wijze van sprake nog moest worden uitgevonden. Ook het oordeel van een adviseur over een organisatie hoeft niet af te wijken van wat een auditor zegt over een audittee. Waar het vooral mis kan gaan is in de aanbevelingen en dan weer vooral in het kader zoals dat wordt gebruikt. Hieronder is dat in een schema uitgedrukt. Daarbij moet de lezer zich realiseren dat in de onderzoeksfase van elke audit veel niet meetbaar of überhaupt ‘kenbaar’ is. Alleen al het tijdgebrek maakt het onvermijdelijk dat er veel meer niet wordt onderzocht dan wel onderzocht. Er moet als het ware om het niet-kenbare heen worden gewerkt. Dan is het belangrijk om zoveel als mogelijk de koers ‘bovenlangs’ te nemen en eerder richting coaching dan richting ‘advies’ te gaan. Het grote verschil: audits nemen de kennis en kaders van de audittee als uitgangspunt, auditors die als adviseur werken gebruiken vooral de eigen kennis en het eigen conceptuele kader. Hard gezegd: een auditor laat de audittee zichzelf ophangen, een adviseur helpt met het leveren van het touw. Dat laatste gaat te ver.

kennis en kaders

kennis en kaders

Luisteren

Naarmate audits meer doelstellingen meekrijgen die ‘ontwikkelgericht’ of ‘coachend’ zijn, zal het alleen maar belangrijker worden om degenen de audit ondergaat, de audittee, zelf aan het woord te laten over de eigen wensen en ambities. Meer dan ooit moet de ware betekenis van het woord auditeren worden doorvoeld: ‘luisteren’. Dat moet uiteindelijk ook leidend zijn voor wat wordt uitgesproken door de auditor.

 

Peter Noordhoek

Over zeepjes en een overmaat aan reisherinneringen

Vraag: wie van u neemt weleens zeepjes uit een hotel mee? Of van die kleine tubes met douchegel of shampoo? Ik was een van de weinigen die zijn hand niet opstak, maar dat was omdat ik weet dat ik ze toch niet opmaak.

Ik wil zijn verhaal vertellen. Er zijn verhalen die voor mij belangrijker zijn om te vertellen, maar dat is nu juist mijn punt. Wat doe je met al die dingen die je ergens onderweg leert of meemaakt en waar je geen manier voor weet om ze door te vertellen?

/var/www/clients/client0/web53/web/wp content/uploads/schermafbeelding 2016 08 21 om 19.00.16

De zoon van de zeepmaker

De slotspreker kwam uit Oeganda. Hij zag er super glad uit in zijn strakke grijze kostuum met veelkleurige das op een paarskleurig overhemd. Oh nee, fluisterde mijn vooroordeel mij in. Niet zo één. Ik wil inhoud hebben.

Nou die kreeg ik, aangevuld met felgroene sokken, omhooggehouden met een grijnslach van de spreker terwijl hij mijn vooroordeel doorprikte. Klasse.

Hij kwam uit een goed gezin. Zijn vader was zeepfabrikant. Van hem leerde hij al jong hoe belangrijk zeep is in Oeganda. Hygiëne is daar al snel het verschil tussen leven en dood. Als preventief middel verslaat zeep in kosten en opbrengsten alle andere middelen.
Maar zeep kon het gezin niet redden toen de plaats waar ze woonden tijdens de burgeroorlog werd omringd door een groep soldaten. Wat volgde was een gruwelnacht – indringend verteld door iemand die opeens geen gladjanus meer was – en uiteindelijk een vlucht naar de Verenigde Staten.

In dat nieuwe land gekomen, vertelde de spreker over een eerste nacht in een hotelkamer. Daar trof hij in de badkamer drie zeepjes aan. Eén voor de handen, één voor het gezicht, één voor het haar. Huh? Zeep is toch zeep? We hebben toch ook geen aparte zeep voor de billen? Bij het vertrek, de volgende ochtend, stond hij in dubio. Wat te doen met al die zeep die over was? Hij stopte de zeepjes bij zich. Echter, buiten gekomen bedacht hij dat het bij Amerikanen altijd ‘voor wat, hoort wat is’; there is no such thing as free soap. Om als net gearriveerde vluchteling niet direct in het gevang te komen, besloot hij snel terug te keren naar het hotel en zijn zeepzonde op te biechten. De ‘Afrikaanse Amerikaan’ bij wie hij te biecht ging, verklaarde hem voor gek en zei dat het de bedoeling was dat je de zeepjes meenam. “En als dat niet gebeurd, wat gebeurt er dan met de resterende zeepjes?” en de man liet hem de dozen met slechte een- of tweemaal gebruikte zeepjes zien die door de verwende gasten waren achtergelaten. Doos na doos na doos.
Geschokt verliet hij het hotel.

Uit dat moment haalde Derreck Kayongo, de zoon van de zeepmaker, het idee om de zeeprestanten van hotels naar Afrika te gaan exporteren. Om een lang (en prachtig gebracht) verhaal korter te maken; na het sluiten van een deal met Hilton Hotels zijn er grote restanten geschikt gemaakt voor verzending naar verschillende landen in Afrika. Dat gebeurde o.a. naar Liberia ten tijde van het uitbreken van de Ebola-crisis, maar ook naar gebieden waar de enige crisis een sluipende crisis is: besmetting door met ongewassen handen voedsel te eten. Al grappend en grollend weet de man duidelijk te maken hoe essentieel dat is voor het omlaag brengen van het sterftecijfer. Dank je, Mr. Kovongo, voor een verhaal dat met recht inspirerend mag heten.

/var/www/clients/client0/web53/web/wp content/uploads/schermafbeelding 2016 08 21 om 19.07.32

/var/www/clients/client0/web53/web/wp content/uploads/schermafbeelding 2016 08 21 om 19.00.37

Verdrinkend in een zee van zeepjes

En zo waren er afgelopen week bij het congres van de American Society for Association Management (ASAE) in Salt Lake City meer inspirerende verhalen, zoals het verhaal van de tweelingbroers die beide astronaut waren geworden. Voor mij dichter bij huis, waren er het enorme aantal sessies rondom het thema verenigingsmanagement, en daar weer binnen volgde ik vooral de sessies over internationalisering van verenigingen en alles wat te maken had met de kwaliteit en certificering van de leden van verenigingen. Een deel daarvan zal ik de komende weken naar teksten vertalen, maar ook dat zal niet meer dan de top van de ijsberg zijn. Zo is er het fascinerende gegeven dat in India tegen 2020 er 145 miljoen (!) jongeren een technische opleiding moeten krijgen en dat de opleidingen vooral via verenigingen vorm krijgen. Wie pakt dat op? Enzovoort, enzovoort.

En dan heb ik het nog niet over het feit dat ik dat fascinerende congres in Washington DC nog moet beschrijven en dat er ook nog een vakantie en een bezoek aan Engeland tussen zaten. Uitgerust met een nieuwe camera en mijn IPhone heb ik iets van 700 foto’s genomen en ze nog nauwelijks bekeken, laat staan gepubliceerd.
Als elk waardevol moment mijn geest even open wast voor een geestrijk moment als een wasbeurt met een zeepje in een luxe hotel is, dan ben ik nu verdrinkend in een zee van zeepjes. Beste XX, wat moet ik er mee doen? Waar brengt ik mijn zeepjes naartoe?

/var/www/clients/client0/web53/web/wp content/uploads/schermafbeelding 2016 08 21 om 20.50.49

Zeepjes verspreiden

Nee, dit is geen retorische vraag. Letterlijk en figuurlijk mag je tijd doorbrengen in een een luxehotel. Dan is het zowel een wens als een verplichting om daar zoveel mogelijk van door te geven. Maar hoe doe je dat richting een wereld die daar niet op zit te wachten, of sterker nog, zelf nog vol zit van prachtige verhalen, in het bijzonder van de eigen vakantie?

Eén van onze reisgenoten naar Salt Lake City, Jan van der Reest van de Atriumgroep, had een leuke oplossing in de vorm van ‘Flipagram’ een app dat een snel gesneden filmpje maakt van je foto’s. Elke dag één. Het geeft een mooie indruk van de sfeer, maar voor de inhoud moet er toch wat meer bij. Waar dan? Facebook heb ik zelf een paar keer gebruikt, maar hoe voorkom je dat het of teveel werk wordt of teveel het verslag van een feestbeest? Twitter? Er is echt nieuws te melden, maar wat mij betreft op een manier die niet in 140 tekens past. LinkedIn? Ja, zeker, mar dan vind ik dat het wel echt relevant zijn.

Kortom; ik verwacht met een berg zeepjes te blijven zitten. Goed selecteren dus, dat is het enige wat er op zit. En nieuwsgierig maken, dat mag ook. Lukt dat al?

Thuisherinneringen

Er zit nog een gladde kant aan mijn zeepjes verhaal. Die komt bij terugkeer, thuis. Samen zijn wij kort daarvoor naar Washington DC gegaan en vervolgens op vakantie. We hebben die tijd echt gebruikt om bij te praten en door te praten, maar dan nog merk je daarna dat je dingen niet gedeeld hebt die daar wel om vroegen. Niet uit onwil, maar omdat er zoveel gebeurt, ook in je hoofd, en er altijd iets over blijft dat nog moet bezinken.
Terug van de alleen gemaakte reis naar naar de VS vertel je enthousiast over wat je hebt meegemaakt en laat je een behoorlijk deel van je foto’s zien. Maar ook al heb je elkaar elke dag kunnen spreken via Facetime en al heb je het excuus van je jetlag, dan nog moet je oppassen dat je niet vergeet te vragen naar wat de thuisblijver is overkomen, want die heeft ook zo het nodige meegemaakt dat zich niet in een telefoontje laat vangen.

Reisherinneringen zijn belangrijk, daarom moet je er zoveel mogelijk mee doen. Ze zijn echter niet belangrijker dan thuisherinneringen. Ingewikkeld al die zeepjes. Ze lijken hard en droog, maar worden heel zo snel nat en glad. Toch ben ik er blij mee. Ik ga het maar zeepweelde noemen. Hoe er mee om te gaan?

Peter Noordhoek


Onze wereld is groot, complex en hoog als een berg. Weersomstandigheden wijzigen zich voortdurend. Hoe kom je dan aan de top?
Kaarten en instrumenten kunnen helpen. U vindt er hier vele. Het echte geheim schuilt in de mentaliteit waarmee u de berg te lijf gaat. Dan geldt wat iemand ooit vertelde: ‘De noordkant van een berg is het moeilijkste om te beklimmen, maar het meeste de moeite waard.’ Bij Northedge gaan we voor kwaliteit boven kwantiteit. Het vergt meer denkwerk, meer inspanning, meer van meer. Maar het is zo de moeite waard.  

Peter Noordhoek